Gestão de Tempo – A Importância das Prioridades

A gestão do tempo e das prioridades é um fator fundamental para o sucesso pessoal e profissional. Saber definir prioridades é uma tarefa a que deve dar atenção. Neste artigo, vamos mostrar-lhe as vantagens de definir corretamente as suas prioridades.

Quantas vezes desejou que o seu dia possuísse 48 horas para que todas as suas tarefas pessoais e profissionais fossem concluídas e ainda tivesse tempo para o lazer?

Temos de viver em função das nossas prioridades

Quanto falamos de tempo poucos de nós considera possível gerir o tempo e encaram a gestão de tempo como algo sem aplicabilidade no dia à dia. A verdade é que quando encaramos a gestão de tempo como algo positivo e moldamos a nossa atitude conseguimos viver em função de prioridades que nos trazem valor e resultados à nossa vida.

É muito comum presenciarmos a comentários do tipo, não tenho tempo para nada, estou cheio de trabalho, não consigo chegar a casa a horas decentes, a minha vida está um caos.

Este tipo de comentários demonstra claramente que estas pessoas dificilmente conseguirão alcançar o sucesso na vida e o excesso de tarefas irá diluir qualquer gota de motivação que ainda exista para desenvolver projectos desafiantes.

Ficam completamente presos da falta de organização e entram em processos de desmoralização e culpabilização que poderão levar a questões mais criticas a nível psicológico.

A boa noticia é que todos nós podemos gerir o nosso tempo e que ele depende apenas de nós e da nossa capacidade de gestão das tarefas, mudando também os hábitos de vida.

Para isso, antes de começarmos a elaborar um plano para gestão do tempo é importante que esteja claro o que são prioridades e como as podemos classificar.

Gestão de Tempo – Importância das Prioridades

Uma forma simples e eficaz de aplicar os métodos e estratégias da gestão do tempo e identificarmos as nossas prioridades e classificar as tarefas em função das mesmas, criando elos de ligação entre elas.

Assim sendo, é prioritário identificar as tarefas em função da importância e da urgência, tendo sempre presente que uma tarefa importante é aquela que lhe traz valor e resultados para a sua vida pessoal ou profissional e uma tarefa urgente é aquela que tem de ser cumprida.

Classificação das tarefas;

• Urgentes / importantes;
• Urgentes / não importantes;
• Não urgentes / importantes;
• Não urgentes / não importantes.

Resumidamente, tarefas urgentes e importantes são as que além de ser prioritárias trazem valor e resultados para a sua vida pessoal e profissional, de igual modo, as tarefas não urgentes e importantes apesar de não as necessitar de fazer são responsáveis por aumentar o valor e resultados.

Regra geral, aplicamos o nosso esforço na concretização de tarefas urgentes quer estas sejam importantes quer não reúnam qualquer importância. Desperdiçamos assim muita energia na concretização de tarefas que não são importantes.

Visualmente, uma forma de gerir o seu dia de trabalho em função do que é prioritário para a sua vida pessoal e financeira resume-se a quatro quadrantes;

Facilmente podemos verificar em que quadrante nos devemos situar para que a nossa vida traga resultados e quais os quadrantes que necessitamos de criar estratégias e métodos para que o consumo de tempo seja minimizado.

Em termos ideais devemos dedicar 60% do nosso tempo na concretização de tarefas que não são urgentes mas são importantes para a nossa vida pessoal e profissional e apenas 20% do nosso tempo nas tarefas urgentes e importantes. Os restantes 20% podem ser dedicados nos restantes quadrantes.

O que Fazer para Se Focar nos Resultados

• Evite interrupções;
• Estipule períodos de tempo para concretizar as tarefas e informe que não pretende ser incomodado;
• Aprenda a delegar tarefas começando pelas que não lhe trazem valor nem resultados;
• Aprenda a dizer não de forma pacifica, como por exemplo, porque não resolvemos isso amanhã;
• Devolva perguntas quando o interrompem, como por exemplo, é interrompido com uma pergunta do tipo, como posso fazer isto e responde, como pensa que pode-o fazer.
• Avalie imediatamente se a interrupção do seu trabalho é importante, verdadeira e do seu interesse. Se não o é, liberte-se rapidamente.